Hvordan konvertere et Excel-dokument til PDF og omvendt - måter hvorfor dette er nødvendig. Hvordan konvertere et Excel-dokument til PDF og vice versa - metoder, hvorfor du trenger det Universal converter fra html til pdf

Microsoft Office Excel lar brukere jobbe med regneark. De er et rutenett av celler som inneholder informasjon. I tillegg til å kunne fylle ut en Excel-arbeidsbok, kan du utføre ulike matematiske operasjoner, lage visuelle diagrammer og sette inn andre elementer. Programmet jobber også med data fra andre kilder og databaser, og brukeren kan lagre resultatet i ett av flere populære formater.

Vi vurderer ulike alternativer for konvertering av filer

Lagring av en Excel-fil til PDF brukes oftest i to tilfeller - når et dokument må overføres:

• Til trykkeriet for trykking;
• For en annen bruker bør informasjonen gis i en enklere form, og filen skal ikke være redigerbar.

I tillegg kan dokumenter i PDF-format åpnes på hvilken som helst datamaskin, selv om én versjon av Excel ikke er installert på den. Konvertering av et dokument til et annet format kan gjøres på flere måter. Disse inkluderer bruk av Excel-funksjoner - denne funksjonen dukket først opp i 2010-versjonen.

Det er også motsatte situasjoner - når PDF må konverteres til en Excel-fil. For eksempel når en kollega sender deg data fra en nylig rapport eller et prosjekt, eller du lastet ned en fil hvis forfatter ønsket å gjøre det lettere å lese eller skjule Excel-formler. I alle fall, hvis du trenger å jobbe med dokumentet og gjøre endringer, må det konverteres fra PDF til XLS.

Tabellstrukturen i Excel er ganske kompleks. Redigerbare celler inneholder ikke bare vanlig informasjon, men også formler, eksterne lenker og grafiske elementer. Denne faktoren kompliserer sirkulasjonen av dokumenter i programmet.

For å øke sannsynligheten for at en annen bruker kan åpne og lese dokumentet ditt, kan du konvertere det til PDF. Dette er også praktisk når du trenger å skjule formlene for utenforstående som bestemte indikatorer i cellene i boken ble beregnet etter. Før du sender en fil med post eller deler den offentlig, konverter til PDF ved å bruke en av følgende metoder:

1. Bruke funksjoner innebygd i Excel;
2. Gjennom det offisielle tillegget fra Microsoft;
3. Bruk av elektroniske tjenester;
4. I det nedlastede programmet.

Dokumentet i PDF-format som du mottar ved å bruke en av metodene vil ha en konsistent struktur. Den kan åpnes på alle enheter, inkludert mobil, og kan ikke redigeres av leseren. Denne filen inneholder ikke koblinger til tredjepartsressurser og beregningsformler.

Hvordan konvertere Excel til PDF i selve redigeringsprogrammet

For å bruke denne metoden trenger du ikke lete etter tredjepartstjenester – online eller nedlastet. Alt gjøres i Excel:

1. Velg tabellcellene du vil konvertere til PDF, eller fortsett til neste trinn hvis du vil konvertere hele arket (merk at du kan endre dokumentet tilbake - det er ikke så lett, men hele strukturen vil bli bevart);
2. Klikk "Fil";
3. Velg "Eksporter";
4. I Excel 2010, klikk "Lagre som" i nyere versjoner, spesifiser først plasseringen og navnet;
5. Velg PDF fra listen over formater;
6. For å tilpasse det fremtidige dokumentet, klikk på "Alternativer" - du kan angi utvalget av sider som skal konverteres, velg bare spesifikke celler, det aktive arket eller hele arbeidsboken;
7. Velg en optimaliseringsmetode - "Standard" passer for små filer, mens for store filer må du endre parametrene;
8. Gi filen et navn og lagre den - den åpnes umiddelbart som standard;
9. Hvis dokumentet ikke åpnes, er det mulig at datamaskinen din ikke støtter lesing av PDF - installer et passende program og sjekk om alt er lastet inn riktig;
10. Hvis du trenger å gjøre endringer, gjør du dem i Excel-kildedokumentet og konverterer det på nytt.

Du kan angi flere parametere når du lagrer

Hvordan konvertere Excel til PDF ved å bruke det offisielle redigeringsprogrammet

Denne metoden er egnet for tilfeller der Excel ikke tillater konvertering, siden den installerte versjonen ikke har et slikt alternativ. Du kan omgå begrensningen ved å installere et spesielt tillegg (plugin) kalt "Lagre som PDF og XPS". Du kan laste ned funksjonaliteten fra det offisielle Microsoft-nettstedet - det er gratis.

For selve oversettelsen trenger du:

1. Etter at du har installert pluginet, vil feltet "Opprett PDF/XPS" vises i Excel-hovedmenyen i "Lagre"-delen - velg PDF-formatet og navngi dokumentet;
2. Lagre denne filen i ønsket katalog på datamaskinen din.

For å gjøre det mer praktisk å jobbe med funksjonen, bruk alternativene for å velge celler eller lagre en hel side eller et ark, som er beskrevet i forrige metode.

Avhengig av versjonen av Office, kan menyelementene variere noe

Hvordan konvertere Excel til PDF ved hjelp av elektroniske tjenester

Det finnes et stort antall konverterere på Internett som lar deg konvertere XLS til PDF med noen få klikk. De fleste av dem gjør det gratis eller tilbyr brukeren en demomodus. For å konvertere trenger du vanligvis:

1. Last opp dokumentet til servicesystemet;
2. Velg formatet som dokumentet skal oversettes til, hvis flere er tilgjengelige;
3. Start konvertering;
4. Last ned PDF-filen til datamaskinen din.

Alle tjenester har lignende funksjonalitet, men det anbefales å velge pålitelige slik at virus ikke kommer inn på datamaskinen din. Denne metoden anbefales imidlertid ikke hvis det er mulig å konvertere direkte til Excel. Det er vanskeligere og mer tidkrevende, og noen tjenester tilbyr begrensede alternativer eller ber deg betale for konverteringen.

Et av mange eksempler på nettverktøy

Hvordan konvertere Excel til PDF ved å bruke tredjeparts, nedlastbare programmer

I likhet med nettjenester lar slike programmer deg gjøre konverteringer uten å bruke Excel-funksjonalitet. Dette er nødvendig i tilfeller der redigeringsversjonen ikke tillater deg å utføre prosessen i den. Programmene fungerer etter prinsippet om en virtuell skriver - de aksepterer filen din "for utskrift", men i stedet for å utstede et papirdokument, lagrer de det i en annen katalog. Men under prosessen kan du endre formatet, inkludert fra XLS til PDF.

Et av de beste programmene for transformasjon utenfor Excel er Universal Document Converter. Den legger til flere funksjoner i form av hurtigtaster til redaktørens hovedmeny for å gjøre det enklere å lagre en fil i et annet format. Ved å installere Universal Converter kan du konvertere et Excel-dokument til PDF med et par klikk:

1. Gå til Converter-verktøylinjen:
2. Velg "Konverter til PDF";
3. Angi navn og plassering av filen, lagre.

Denne metoden, som for elektroniske tjenester, anbefales for de versjonene av Excel der det er umulig å utføre konvertering ved hjelp av de innebygde funksjonene.

Universal Document Converter er innebygd i programmet

Hvordan passe et helt Excel-ark på én PDF-side

Hvis du trenger å få ett ark av en Excel-bok til å oppta én side i PDF og fortsatt vises riktig:

1. Åpne "Sideoppsett" i Excel, klikk på pilen som åpner flere alternativer (ikonet i nedre høyre hjørne av "Sidealternativer"-området);
2. Aktiver elementet "Plasser ikke mer enn på" og spesifiser antall sider lik én;
3. Klikk "OK", skriv ut filen til PDF ved å bruke funksjonene til Excel, en ekstra plugin eller Universal Document Converter.

Det er veldig enkelt å tilpasse et dokument til arkformatet

Hvordan massekonvertere Excel-filer til PDF

Hvis du regelmessig lager et stort antall XLS-dokumenter som må konverteres til PDF, kan dette gjøres ved hjelp av den automatiske funksjonen. Det vil gjøre jobben raskere, og du trenger ikke å gjøre alle trinnene manuelt.

Denne funksjonen er tilgjengelig i Universal Document Converter. For å aktivere den må du gjøre følgende innstillinger:

1. Når du lagrer et dokument, velg et program blant skriverne;
2. Klikk på "Endre innstillinger";
3. I parametrene til det endelige dokumentet, spesifiser PDF-formatet;
4. For å starte batchkonvertering, klikk "Start";
5. Gjeldende og påfølgende dokumenter vil bli lagret i ønsket form - dette kan kanselleres i samme innstillinger.

Du kan også bruke det nedlastbare programmet Folder Mill, som kan håndtere et stort antall filer i ulike formater som kommer fra eksterne kilder. Den ble opprettet for å forenkle arbeidet til selskapets ansatte som måtte konvertere alt manuelt. Bruk Folder Mill - i innstillingene spesifiser at filene skal konverteres til PDF, hvoretter den automatiske konverteringen starter.

Søknaden er relevant for et stort antall konverterte dokumenter

Hvordan beskytte den mottatte PDF-filen med et passord

Beskyttelse mot tilgang uten riktig kode er nødvendig for å hindre tredjeparter i å lese filen. Den enkleste måten å gjøre dette på er å også bruke Universal Document Converter. For å aktivere beskyttelse trenger du:

1. Åpne det nødvendige dokumentet i XLS-format i Excel;
2. Klikk "Skriv ut", velg Universal Converter som skriver og velg "Egenskaper";
3. Konfigurer funksjonen slik at utdatadokumentet er i PDF - dette gjøres i "Filformat";
4. I området "PDF Standard", velg "Passordbeskyttelse" og skriv inn den hemmelige koden;
5. Hvis du senere trenger å legge til sider i et passordbeskyttet dokument, ikke endre selve den hemmelige koden (hvis filen ikke hadde beskyttelse i utgangspunktet, ikke installer den på nye sider);
6. Klikk "OK" og skriv ut Excel-dokumentet som PDF ved hjelp av konverteren.

Hvordan konvertere PDF til Excel

De motsatte situasjonene når du trenger å konvertere PDF til Excel skjer hvis du fikk tilsendt en fil hvis forfatter ikke tok hensyn til at du ønsker å redigere den. I tillegg er PDF-dokumenter ofte det eneste tilgjengelige formatet når du laster ned ulike selskapspristabeller. De er utformet for å sikre at filen vil være tilgjengelig på alle systemer, selv om Excel ikke er på enheten.

I motsetning til den første konverteringen av en Excel-tabell til et PDF-dokument, er den omvendte prosedyren mer kompleks. Det kan imidlertid også gjøres i editoren - for dette må du bruke ett av to alternativer:

1. "Tekst etter kolonner"-funksjonen i Microsoft Office Excel (Acrobat Reader kreves også);
2. Online omformer;
3. Nedlastbart konverteringsprogram.

Hvordan konvertere PDF til Excel ved å bruke tekst etter kolonner

Den populære Adobe Viewer gir denne muligheten.

Denne metoden krever ikke nedlasting av spesielle programmer eller bruk av nettjenester - Acrobat Reader, som er tilgjengelig på nesten alle datamaskiner, er tilstrekkelig. For å konvertere trenger du:

1. Åpne PDF i Acrobat Reader;
2. Lagre som ren tekst ved å bruke "Fil" - "Lagre til andre" - "Tekst" (eller "Fil" - "Lagre som" - "Filtype" - "Tekstfil");
3. Angi navnet og lagre katalogen, klikk "Lagre";
4. Deretter åpner du et tekstdokument og overfører filene fra det til en ny Excel-fil - lim det inn i celle A1;
5. Bruk funksjonen for automatisk distribusjon - "Data" - "Arbeid med data" - "Tekst etter kolonner";
6. Vinduet "Tekstveiviser" åpnes, hvor du i delen "Kildedataformat" må velge "Avgrenset", deretter "Neste";
7. Sett et mellomrom som skilletegn, fjern de resterende merkene;
8. Spesifiser en kolonne i "Data Parsing Sample", velg "Text" i "Column Data Format";
9. Gjenta de foregående trinnene for hver kolonne i prøvene;
10. Klikk "Fullfør" for å fullføre prosedyren - dataene fra PDF-filen vil bli organisert i Excel i kolonner.

Sekvensen av operasjoner består av flere stadier

Hvordan konvertere PDF til Excel ved hjelp av elektroniske tjenester

Det finnes mange programmer på Internett for å konvertere XLS til PDF. I motsetning til den omvendte handlingen, er det med en slik konvertering vanligvis enklere å bruke tjenesten. Vanligvis går prosedyren slik:

1. Last opp PDF-en til konverteringssystemet (for å få de beste resultatene, bruk filer som bevarer tabellstrukturen);
2. Velg ønsket format og begynn å konvertere;
3. Når prosessen er fullført, last ned det resulterende dokumentet.

Mange programmer har en grense på mengden data eller antall filer som de tilbyr å fjerne etter å ha mottatt betalt tilgang. Noen tjenester krever at du oppgir en e-postadresse for å sende filen til den. Mest sannsynlig må du bringe bordet til ønsket form, siden tjenester sjelden takler formatering - spesielt komplekse dokumenter. Imidlertid gjør de mesteparten av arbeidet og krever bare noen få klikk for å starte konverteringen.

Eksempel på en online konverteringstjeneste

Hvordan konvertere PDF til Excel ved hjelp av et nedlastbart program

Det finnes et stort antall omformere som du kan laste ned for bruk. Vanligvis er de mest effektive betalte. De er verdt å kjøpe hvis du må jobbe med et stort antall dokumenter. Vanligvis går prosessen omtrent slik:

1. Du åpner den nødvendige PDF-filen eller kaller opp kontekstmenyen for den der den befinner seg;
2. Velg konverteringsfunksjon, endelig format, navn og katalog;
3. Utfører konverteringen.

Bunnlinjen

PDF-dokumenter er veldig populære fordi de kan åpnes på hvilken som helst datamaskin. Konvertering av XLS til PDF er nødvendig for å gjøre det enklere å kjøre på forskjellige enheter, gjøre det lettere å lese og forhindre redigering og visning av egenskapene til tabellceller. Den omvendte konverteringen er nødvendig for å jobbe med tabelldata i Excel-grensesnittet.

Noen ganger er det tilfeller der rapporter eller tabeller opprettet i Excel-editoren må presenteres i form av et vanlig dokument. Det vil si at du trenger et ferdig resultat, uten mulighet til å redigere dataene. I denne artikkelen skal vi se på hvordan Excel-filer konverteres til PDF-format. Det finnes mange forskjellige metoder for dette formålet. La oss se nærmere på hver av dem.

Excel er et veldig kraftig program som kan håndtere denne oppgaven på flere måter.

Lagre et dokument

For å konvertere boken til et annet format, må du følge disse trinnene.

1. Åpne det nødvendige dokumentet. Klikk på "Fil" menyelementet.

1. Gå deretter til "Lagre som"-delen.

1. Etter det klikker du på "Bla gjennom"-knappen.

1. Som et resultat vil "Lagre dokument"-vinduet vises. Klikk på rullegardinlisten "Filtype".

1. I listen som vises, velg "PDF".

1. I tillegg kan du velge dokdu trenger.

1. Du kan også angi spesielle lagringsalternativer.

1. Som et resultat av dette vil du se et vindu der du kan:
   • angi en rekke sider;
   • velg de nødvendige arkene;
   • aktivere/deaktivere data som ikke skrives ut.

1. Skriv deretter inn ønsket navn og klikk på "Lagre"-knappen. Hvis du vil, kan du krysse av i boksen slik at dokumentet åpnes umiddelbart etter publisering.

Resultatet blir som følger.

Som du kan se, var transformasjonen ikke helt vellykket, siden bordkantene viste seg å være for tykke. Og dette ser ikke veldig bra ut.

Boktrykk

Mer nøyaktig konvertering skjer gjennom en annen del av menyen. For å gjøre dette, må du utføre følgende trinn.

1. Trykk på Ctrl + P-knappkombinasjonen eller klikk på menyelementet "Fil".

1. Hvis du bestemmer deg for ikke å bruke hurtigtaster, må du i tillegg klikke på "Skriv ut"-delen.

1. Som et resultat av dette (i begge tilfeller) vil du se følgende vindu. Klikk på rullegardinlisten for skriveren.

1. Velg "Adobe PDF" (hvis den ikke er der, betyr det at du ikke har Adobe Acrobat installert) eller "Microsoft Print to PDF".

1. Deretter klikker du på "Skriv ut".

1. Deretter vil du bli bedt om å spesifisere navn og plassering for det fremtidige PDF-dokumentet. For å starte konverteringen, klikker du bare på "Lagre"-knappen.

1. Som et resultat vil "konverteren" starte. Du trenger ikke vente lenge – den virtuelle skriveren skriver ut veldig raskt.

1. Som du kan se, er resultatet mye vakrere. Alle border er veldig pene og av riktig tykkelse.

Denne metoden er mye bedre enn tradisjonell boksparing.

Bruker Adobe Acrobat

Hvis dette programmet er installert på datamaskinen din, kan du gjøre følgende.

1. I Excel klikker du på menyelementet "Fil".

1. Klikk på "Lagre som Adobe PDF".

1. Som et resultat vil et vindu vises der du kan spesifisere:
   • konverteringsområde;
   • nødvendige ark i Excel;
   • konverteringsparametere.
2. For å konvertere filen til ønsket format, må du klikke på "Konverter til PDF" -knappen.

Hvis du ikke vil lagre hele arbeidsboken, må du bruke knappene for å spesifisere de nødvendige arkene:

• Legg til;
• slette;
• Legg til alle.

1. Dette vil føre til at "Lagre Adobe PDF som"-vinduet vises. Her kan du spesifisere ytterligere parametere (i tillegg til å begrense redigering).

1. De mindre innstillingene inkluderer følgende elementer.

1. Etter at du har valgt alternativene du trenger, må du spesifisere katalogen og navnet på den fremtidige filen. For å lagre, klikk på den aktuelle knappen.

1. Resultatet blir like bra som ved utskrift.

I tillegg til metodene beskrevet ovenfor, er det også mulighet for å eksportere data. For å gjøre dette, må du utføre følgende trinn.

1. Klikk på hovedmenyen "Fil".

1. Gå til "Eksporter"-delen i vinduet som åpnes.

1. Det ser slik ut.

Denne listen kan inneholde flere elementer. Alt avhenger av hvilke programmer som er installert på datamaskinen din.

Høyre side av programmet viser en detaljert beskrivelse av denne metoden.

Når du klikker på "Opprett Adobe PDF" vil du se nøyaktig det samme vinduet som ble beskrevet litt ovenfor.

Lag PDF/XPS-dokument

Dette formatet er forskjellig ved at innholdet vil bli låst for videre redigering.

Når du klikker på "Opprett PDF/XPS" vil du se følgende vindu. Her kan du spesifisere dokdu trenger.

Når du klikker på "Alternativer"-knappen, åpnes et tilsvarende vindu.

På slutten må du spesifisere banen og filnavnet. For å lagre, klikk bare på "Publiser"-knappen.

I dette tilfellet vil du bli tilbudt ulike alternativer for å lagre boken i et annet format.

Det er ingen "PDF"-alternativ i boklisten. Derfor må du klikke på "Lagre som"-knappen. Som et resultat av dette vil vi befinne oss på samme sted der vi var helt i begynnelsen av artikkelen.

Lagring i MS Excel 2003

I den gamle Excel-editoren er det selvfølgelig mye færre muligheter. Hvis du for eksempel går til boksparingsseksjonen, vil du ikke finne en stor liste over moderne formater der. PDF-elementet mangler også der.

Du finner den ikke selv om du ruller glidebryteren helt til bunnen.

1. Klikk på "Fil"-menyen og velg "Skriv ut" der. Eller trykk hurtigtastene Ctrl + P.

1. Etter dette må du velge riktig skriver (Adobe PDF eller Microsoft Print to PDF). Angi deretter utskriftsalternativene du ønsker. For å starte konverteringen, klikk på "OK".

1. I fillagringsvinduet som vises, må du spesifisere ønsket plassering og navn på dokumentet. For å lagre, klikk på den aktuelle knappen.

1. Resultatet vil være det samme som i moderne redaktører (2007, 2010, 2013 og 2016), siden det bruker egenskapene til en virtuell skriver i stedet for Excel.

Online omformere

I tillegg er det mulig å konvertere filer ved hjelp av nettjenester (nettsider). Hvis du åpner Yandex-søkemotoren og skriver inn den aktuelle spørringen, vil du se følgende resultat.

La oss se på noen av dem.

Denne tjenesten har en ganske enkel design. Driftsprinsippet er også enkelt.

1. Klikk på "Velg fil"-knappen (eller bare dra ønsket bok direkte inn i nettleseren).

1. Etter dette må du spesifisere ønsket dokument og klikke på "Åpne" -knappen.

1. Umiddelbart etter dette begynner nedlastingen av filen. Vent til denne prosessen er fullført.

1. Etter en tid vises en lenke for å laste ned PDF-filen.

1. Hvis du klikker på trekanten ved siden av denne lenken, vil du se at det konverterte dokumentet kan lastes opp til Dropbox eller Google Drive.

1. Hvis du bestemmer deg for å lagre resultatet på datamaskinen din, vil du se et standardvindu etter å ha klikket på "Last ned" -knappen. Du må klikke på "Lagre".

1. Som et resultat vil du se følgende (etter at du har åpnet det nedlastede dokumentet).

Alt ser bra ut, bortsett fra linjene etter tabellen. Faktum er at i Excel-editoren ble de økt i høyden og funksjonen "tekstbryting" ble brukt. Tilsynelatende kan ikke denne tjenesten konvertere et slikt format på riktig måte. På andre punkter er alt på et høyt nivå.

Dette nettstedet ligger betydelig foran portalen beskrevet ovenfor når det gjelder muligheter.

For her kan du gjøre følgende operasjoner.

I tillegg finnes det et offisielt oversetterprogram for filer i alle formater.

Prosessen med å jobbe med nettstedet er ganske enkel.

1. Klikk på koblingen Velg fil eller dra Excel-arbeidsboken direkte inn i dette grønne området.

1. Etter å ha klikket, åpnes et standard filvalgsvindu. For å fortsette, klikk på "Åpne"-knappen.

1. Vent til konverteringen er fullført.

1. Umiddelbart etter dette, linker til:
   • nedlasting av en fil;
   • opplasting til Drop Box- og Google Drive-skyene;
   • Union;
   • atskillelse;
   • konvertere til JPG;
   • dokumentredigering.

1. Det endelige dokumentet ser ganske bra ut. Men selv i dette tilfellet er det et problem med tekstbryting i celler. På det forrige stedet var det en overlapping av linjer. Men her er de rett og slett fraværende.

Dette nettstedet, akkurat som det forrige, demonstrerer sine brede konverteringsmuligheter.

For å dra nytte av funksjonene til denne tjenesten, må du fullføre følgende trinn.

1. Klikk på "Velg fil"-knappen.

1. Igjen indikerer vi filen som vi ønsker å konvertere fra "XLSX"-formatet til "PDF".

1. I dette tilfellet starter ikke automatisk nedlasting. Du må klikke på "Konverter"-knappen.

1. Deretter må du vente på konverteringsprosessen.

1. Etter dette vil et vindu vises for å lagre resultatet, der du må:
   • angi ønsket navn;
   • velg ønsket katalog;
   • Klikk på "Lagre"-knappen.

1. Som et resultat får vi følgende.

Bordkantene er igjen tykke. I tillegg, som med alle nettjenester, vises celler med tekstbryting feil.

På grunn av alt som er beskrevet ovenfor, kan vi trekke følgende konklusjon: hvis boken din bruker orddeling, er det bedre å bruke egenskapene til en virtuell skriver eller Microsoft Excel-editoren.

Tilleggsapplikasjoner

La oss ta FoxPDF Excel til PDF Converter-programmet som et eksempel. Den kan lastes ned både på den offisielle nettsiden og på en hvilken som helst annen myk portal.

Denne applikasjonen er shareware, det vil si at du kan bruke denne applikasjonen uten å betale for bare en viss tidsperiode. I dette tilfellet - 30 dager. Da må du betale $29,95.

For å starte prøvemodus, klikk på "Fortsett å prøve"-knappen. Etter det vil du se følgende.

Appen ser ganske imponerende ut. Det er ikke bare det at de ber nesten 30 dollar for det. For å sjekke dens evner, må du utføre følgende trinn.

1. Klikk på "Legg til Excel-filer"-knappen.

1. Velg ønsket fil og klikk på "Åpne"-knappen.

1. Som et resultat vil den valgte boken bli lagt til listen.

1. For hver fil er kildeformatet og resultatet angitt. I tillegg kan du utføre forskjellige operasjoner ved å klikke på rullegardinlisten "Operate".

Nesten hvert element har sin egen hurtigtast. Vær oppmerksom på at du kan legge til flere filer. I tillegg kan du sette en hake ved hver bok. Dette betyr at du kan legge til 10 filer, og kun konvertere de som vil være aktive.

1. For å konvertere hele listen, klikk på ikonet i nedre høyre hjørne.

1. Konverteringen skjer veldig raskt. På slutten av prosessen vil du bli spurt: "Vil du åpne katalogen med resultatet?" Klikk på "OK"-knappen.

1. Da vil du se et annet spørsmål. Du vil bli tilbudt å kjøpe programmet. Hvis du ikke ønsker dette, klikker du på "Avbryt"-knappen eller på "krysset" i øvre høyre hjørne av vinduet.

1. Som standard lagres alle konverterte filer i "PDF Save"-mappen, som ligger i "Documents"-katalogen.

1. Kjør dette dokumentet.

Alle linjer er synlige, men igjen ser vi en overlapping. I tillegg har et stort "prøveversjon"-vannmerke dukket opp. Faktisk, inntil du betaler, vil det være umulig å bruke denne applikasjonen normalt.

Konklusjon

I denne artikkelen har vi sett på ulike metoder for å konvertere Excel-filer til PDF-format. Du kan velge hvilken som helst av dem du liker best eller som virker enklest.

Hvis ting ikke fungerer for deg, er det mulig du ikke har virtuelle skrivere installert på datamaskinen din eller at du velger feil filformat.

Videoinstruksjon

Hvis du fortsatt ikke forstår noe eller det fortsatt er noen uklare punkter, kan du alltid finne svar på dem i videoen vedlagt nedenfor, som inneholder flere tips til artikkelen beskrevet ovenfor.

Det er nødvendig å registrere resultatet for å utelukke muligheten for redigering. Et alternativ for å oppnå ønsket resultat er å konvertere Excel til PDF-format.

Oversettelse i redaktøren

En av de enkleste måtene å konvertere Excel til PDF er å lagre dokumentet i dette formatet. For å gjøre dette, velg "Fil"-menyen, hvor du klikker på "Lagre som"-elementet.

I vinduet som åpnes vil du bli bedt om å velge banen og navnet som filen skal lagres under, samt filtypen der du trenger å finne PDF-formatet. Etter å ha valgt optimaliseringsparametere og dataområdet som skal lagres, gjenstår det bare å klikke på "Lagre"-knappen. Som et resultat vil det opprettes en fil på den valgte adressen som inneholder all den merkede informasjonen.

Bruker tillegget

Noen tidligere versjoner av Excel inkluderer imidlertid ikke PDF i listen over akseptable formater. I dette tilfellet bør du bruke en annen metode ved å installere et spesielt tillegg for programmet. Det vil tillate deg å konvertere Excel til PDF selv om det ikke er noe program som støtter arbeid med dette formatet. Denne plugin-en heter Lagre som PDF og XPS. Den kan lastes ned gratis fra Microsofts offisielle nettsted.

Etter å ha installert plugin-en, må du følge tre enkle trinn for å lagre dokumentet i PDF-format. I "Fil"-menyen må du finne elementet "Lagre og send" for 2007- og 2010-versjonene av programmet, og "Lagre som" for resten. I det første tilfellet, i menyen trenger du bare å velge elementet "Opprett PDF/XPS-dokument", som vil åpne et vindu med innstillinger som ligner på innstillingene for å lagre et dokument i redigeringsprogrammet. I det andre tilfellet, i den utvidede menyen, må du finne PDF eller XPS, som åpner det samme vinduet. Akkurat som i editoren, tilbyr tillegget brukeren både å lagre hele dokumentet og å la bare et utvalgt celleområde stå i tabellen.

Spesielle tjenester

Hvis det ikke er mulig å bruke metodene foreslått ovenfor, vil en spesiell omformer hjelpe deg med å konvertere Excel til PDF. Foreløpig finnes det både spesielle nettjenester og programmer som ikke krever internettforbindelse. Begge bruker den samme handlingsalgoritmen, og gir lignende resultater.

Ved bruk av webapplikasjoner trenger du kun å laste ned dokumentet du leter etter, hvoretter du etter en stund skal laste ned resultatet. I offline-programmet trenger du bare å velge riktig fil, spesifisere parametrene og banen for å lagre dokumentet. En av fordelene som konverteren (PDF til Excel) har er at den også kan oversette uten bruk av spesielle programmer.

Omvendt konvertering

Du må kanskje returnere det opprinnelige formatet hvis du må fortsette å jobbe med filen. Så hvis du konverterer Excel til PDF, vil alle data forbli, men formlene vil ikke være tilgjengelige for brukeren. Derfor, hvis du vil holde prosessen med å få resultatene hemmelig, er det nok å konvertere dokumentet to ganger. Og hvis redaktøren selv kan hjelpe med oversettelse, kan bare en PDF til Excel-konverter garantert returnere dataene.

PDF-formatet er et av de mest populære dokumentformatene for lesing og utskrift. Den kan også brukes som en informasjonskilde uten redigering. Derfor er spørsmålet om å konvertere filer av andre formater til PDF relevant. La oss finne ut hvordan du konverterer det velkjente Excel-regnearkformatet til PDF.

Hvis du tidligere, for å konvertere Excel til PDF, måtte tukle ved å bruke tredjepartsprogrammer, tjenester og tillegg, så siden 2010-versjonen kan konverteringsprosessen utføres direkte i Microsoft Excel.

Først av alt, velg området med celler på arket som vi skal konvertere. Gå deretter til "Fil"-fanen.

Fillagringsvinduet åpnes. Den skal indikere mappen på harddisken eller den flyttbare lagringsenheten hvor filen skal lagres. Hvis ønskelig, kan du gi nytt navn til filen. Deretter åpner du parameteren "Filtype" og velger PDF fra den enorme listen over formater.

Etter dette åpnes flere optimaliseringsalternativer. Ved å sette bryteren til ønsket posisjon kan du velge ett av to alternativer: "Standardstørrelse" eller "Minimum". I tillegg, ved å merke av i boksen ved siden av "Åpne fil etter publisering", vil du sikre at umiddelbart etter konverteringsprosessen vil filen starte automatisk.

For å angi noen andre innstillinger, må du klikke på "Alternativer"-knappen.

Etter dette åpnes parametervinduet. I den kan du spesifikt angi hvilken del av filen du skal konvertere, koble dokumentegenskaper og tagger. Men i de fleste tilfeller er det ikke nødvendig å endre disse innstillingene.

Når alle lagringsinnstillingene er fullført, klikker du på "Lagre"-knappen.

Filen konverteres til PDF-format. På fagspråket kalles prosessen med å konvertere til dette formatet publisering.

Når konverteringen er fullført, kan du gjøre det samme med den ferdige filen som med alle andre PDF-dokumenter. Hvis du i lagringsinnstillingene spesifiserte behovet for å åpne filen etter publisering, starter den automatisk i PDF-visningsprogrammet, som er installert som standard.

Bruker tillegg

Men dessverre har ikke versjoner av Microsoft Excel før 2010 et innebygd konverteringsverktøy for Excel til PDF. Hva bør brukere som har eldre versjoner av programmet gjøre?

For å gjøre dette kan du installere et spesielt konverteringstillegg i Excel, som fungerer som plugin-moduler i nettlesere. Mange PDF-programmer tilbyr installasjon av egne tillegg i Microsoft Office-applikasjoner. Et slikt program er Foxit PDF.

Etter å ha installert dette programmet, vises en fane kalt "Foxit PDF" i Microsoft Excel-menyen. For å konvertere en fil, må du åpne dokumentet og gå til denne fanen.

Et vindu åpnes der du, ved å bruke bryteren, må velge en av tre konverteringsmoduser:

1. Hele arbeidsboken (konverterer hele boken);
2. Utvalg (konvertering av det valgte celleområdet);
3. Ark(er) (konverter valgte ark).

Etter å ha valgt konverteringsmodus, klikk på "Konverter til PDF"-knappen.

Et vindu åpnes der du må velge katalogen til harddisken eller flyttbare medier der den ferdige PDF-filen skal ligge. Etter dette, klikk på "Lagre"-knappen.

Excel-dokumentet konverteres til PDF-format.

Tredjeparts programmer

La oss nå finne ut om det er en måte å konvertere en Excel-fil til PDF hvis Microsoft Office ikke er installert på datamaskinen din i det hele tatt? I dette tilfellet kan tredjepartsapplikasjoner komme til unnsetning. De fleste av dem jobber etter prinsippet om en virtuell skriver, det vil si at de sender en Excel-fil for utskrift ikke til en fysisk skriver, men til et PDF-dokument.

Et av de mest praktiske og enkle programmene for prosessen med å konvertere filer i denne retningen er FoxPDF Excel til PDF Converter-applikasjonen. Til tross for at grensesnittet til dette programmet er på engelsk, er alle handlinger i det veldig enkle og intuitive. Instruksjonene nedenfor vil bidra til å gjøre arbeidet i applikasjonen enda enklere.

Etter at FoxPDF Excel to PDF Converter er installert, kjør dette programmet. Klikk på knappen lengst til venstre på verktøylinjen "Legg til Excel-filer".

Etter dette åpnes et vindu hvor du skal finne Excel-filene du vil konvertere på harddisken eller flyttbare lagringsenheten. I motsetning til tidligere konverteringsmetoder er dette alternativet bra fordi det lar deg legge til flere filer samtidig, og dermed utføre batchkonvertering. Så velg filene og klikk på "Åpne" -knappen.

Som du kan se, etter dette, vises navnene på disse filene i hovedvinduet til FoxPDF Excel to PDF Converter-programmet. Vær oppmerksom på at det er avmerkingsbokser ved siden av navnene på filene som er klargjort for konvertering. Hvis avmerkingsboksen ikke er merket av, vil filen med avkrysningsboksen ikke konverteres etter å ha startet konverteringsprosedyren.

Som standard lagres konverterte filer i en spesiell mappe. Hvis du vil lagre dem på et annet sted, klikker du på knappen til høyre for feltet med lagringsadressen og velger ønsket katalog.

Når alle innstillingene er fullført, kan du starte konverteringsprosessen. For å gjøre dette, klikk på den store knappen med PDF-logoen i nedre høyre hjørne av programvinduet.

Etter dette vil konverteringen bli utført, og du vil kunne bruke de ferdige filene etter eget skjønn.

Konvertering ved hjelp av nettjenester

Hvis du ikke konverterer Excel-filer til PDF veldig ofte, og for denne prosedyren ikke vil installere tilleggsprogramvare på datamaskinen din, kan du bruke tjenestene til spesialiserte nettjenester. La oss se på hvordan du konverterer Excel til PDF ved å bruke den populære SmallPDF-tjenesten som et eksempel.

Etter å ha gått til hovedsiden til dette nettstedet, klikk på menyelementet "Excel til PDF".

Når vi er i den ønskede delen, drar vi ganske enkelt Excel-filen fra det åpne Windows Utforsker-vinduet inn i nettleservinduet, inn i det aktuelle feltet.

Du kan legge til filen på en annen måte. Klikk på "Velg fil"-knappen på tjenesten, og i vinduet som åpnes, velg filen eller gruppen av filer du vil konvertere.

Etter dette starter konverteringsprosessen. I de fleste tilfeller tar det ikke mye tid.

Etter at konverteringen er fullført, er alt du trenger å gjøre å laste ned den ferdige PDF-filen til datamaskinen din ved å klikke på "Last ned fil"-knappen.

I de aller fleste nettjenester følger konvertering nøyaktig samme algoritme:

Konverteringsprosess;

Last ned den ferdige PDF-filen.

Som du kan se, er det fire alternativer for å konvertere en Excel-fil til PDF. Hver av dem har sine egne fordeler og ulemper. For eksempel, ved å bruke spesialiserte verktøy, kan du batchkonvertere filer, men for dette må du installere ekstra programvare, og for online konvertering kreves en Internett-tilkobling. Derfor bestemmer hver bruker selv hvilken metode han skal bruke, under hensyntagen til hans evner og behov.

Excel to PDF Converter er et program som lar deg lagre Excel-tabeller i PDF-format med bare ett klikk. Etter at du har installert dette programmet, vises en rekke ekstra knapper på Excel-verktøylinjen for å eksportere et dokument som en PDF-fil, samt for å konfigurere eksportalternativer. For å lagre en tabell som PDF, åpne den i Excel og klikk på "Lagre som PDF"-knappen. Under konverteringen er det originale tabelloppsettet fullstendig bevart, og selve eksportprosessen tar svært kort tid. Samtidig er Excel til PDF Converter en helt frittstående løsning og krever ikke tredjepartsprogramvare (som Adobe Acrobat). Programmet har mange innstillinger og lar deg spesifisere ønsket PDF-versjon, dokumentoppløsning, bruke automatisk siderotering og bildekomprimering (deres oppløsning kan justeres), samt angi passord og rettigheter til å kopiere, redigere og skrive ut det lagrede PDF-dokumentet .